Directum Projects - управление проектами и командами

Продукты могут быть установлены отдельно или включены в состав общей инсталляции Directum RX.Компания ДИРЕКТУМ на протяжении 30 лет выпускает решения для повышения эффективности управления. На сегодняшний день решения DIRECTUM применяют свыше 3000 компаний в РФ и странах СНГ.Разные сценарии использования отражаются и составе продуктов Directum. Мы «упаковываем» популярные блоки решений в самостоятельные продукты. Эти продукты могут быть установлены отдельно или включены в состав общей инсталляции Directum RX.

Система Directum Projects является частью большой Экосистемы Directum, включающей набор готовых решений, таких как Управление делами, Договоры и закупки, Кадровые процессы и Цифровую Бухгалтерию. Все это позволит закрыть любую бизнес-задачу Компании, увеличив эффективность. Вы всегда сможете расширить используемый функционал, например, модулем Договоры или управлением Совещаниям, не плодив при этом зоопарк различных систем и точек входа.

Нашими клиентами являются организации из разных областей, например:• ПАО Роснефть – лидер российской нефтяной отрасли, использующие решение Agile-доски, применив его для организации командной работы внутри подразделений• Территориальный фонд обязательного медицинского страхования Свердловской области, который с помощью решения «Управление проектами» организовал не только хранение проектной документации, но и в целом проектную работу как внутреннюю, так и внешнюю, сделав её более прозрачной;• Сколковский институт науки и технологий (Skoltech), Сколтех использует в своей работе Планирование проектов и Agile-доски, чтобы сочетать классический подход ведения проектов и более гибкие методы, применимые к оперативным и небольшим задачам

 Directum Projects – это система для профессионального управления проектами на любой стадии жизненного цикла, а также на разных уровнях в зависимости от ролевой модели, выстроенной внутри компании. Ключевые признаки:• Это импортонезависимая российская система, в которой все компоненты продукта работают на импортонезависимой платформе;• Directum Projects в первую очередь подойдёт крупным компаниям, для которых проектная деятельность первична и критична, но также может быть полезна и командам с невысокими требованиями, для которых мы обеспечили наличие всех необходимых готовых решений;• В Directum Projects работают не только проектные команды / большие департаменты и управленцы, но и сами исполнители по конкретным этапам и задачам;• Продукт унаследовал богатый набор возможностей в управлении документами и бизнес-процессами, что включает управление всем жизненным циклом документа, регламентами, связанными с ним, работа с шаблонами, версиями и связями;• Гибкие возможности позволяют адаптировать систему под свои требования, как силами вендора, опытной сети партнеров и самостоятельно, не погружаясь при этом в программирование.

Картину управления проектами можно представить следующим образом.Каждая из перечисленных ролей имеет свои интересы и зоны ответственности. Они разделены на три уровня и каждые имеют свои задачи:1. Стратегический, на котором определяются и контролируются бизнес-цели и основные результаты.2. На Тактическом, выстраивается проектная команда, определяются способы взаимодействия, происходит календарно сетевое и ресурсное планирование для эффективного выполнения проекта.3. Оперативный, где происходит само выполнение работ и взаимодействие между участниками проектной команды.Большинство аналогов закрывает лишь часть таких уровней управления, в основном это один, максимум два. 

Для кураторов, руководителей портфелей у нас есть Дорожная карта для ознакомления со всей картиной целиком,Внедрен функционал гейтовой модели управления через контрольные точки, которые привязываются к вехам планов проектов как в качестве цели достижения, так и в качестве активатора следующих этапов работ.Использование такого инструмента управления позволит взять на контроль ключевые события, определяющие зависимости между проектами портфелей и программ. Сквозные контрольные точки связывают все взаимно влияющие друг на друга проекты в единую дорожную карту.

Чтобы видеть общую ситуацию по загрузке ресурсов, есть соответствующий сводный отчёт, позволяющий управлять им, настраивая отображение и детализацию в удобном для себя виде. Можно отобразить должность сотрудника для понятия его компетенций или конкретный этап, к которому он привязан. С помощью такого отчёта руководители смогут оперативно перестраивать работу и планировать новые проекты в рамках своего портфеля.

Особенно важным инструментом для контроля своего портфеля являются виджеты.Виждеты в режиме реального времени обновляют информацию по состоянию здоровья всех объектов управления, их статус, формируя реестр просроченных проектов. Каждый руководитель сможет настроить свое собственное представление панели с виджетами, к которым будет обращаться постоянно.

Когда мы говорим про планирование, то сразу же представляем грамотное управление сроками, ресурсами, в том числе работу с рисками. План проекта в нашей системе представлен в классической диаграмме Ганта с автопланированием, отображением критического пути и резерва времени. На плане вы можете работать как в табличной его части, так и с самой диаграммой.

В рамках планирования ресурсов руководитель проекта или его администратор назначают их на отдельные разделы, этапы, при этом, получая актуальную информацию по его доступным часам в заданный период времени. Directum Projects дает подробную расшифровку о его занятости. В управлении проектом важно иметь общее представление по запланированным ресурсам, поэтому есть соответствующая панель на плане, которая всегда отобразит такую информацию.

У плана проекта может быть несколько версий, их количество не ограничено. Для каждого плана доступно следующее:· создание новой версии;· Переход к прошлой версии с помощью панели версий;· Сравнение версии между собойВсе это необходимо для того, чтобы отслеживать ход работ с учётом всех изменений, которые происходят во время проекта.

По каждому событию проекта можно настроить уведомления относительно состава участников.Типы событий разбиты на несколько групп: назначение ответственных, наступление или невыполнение плановых дат и прочие, к которым относятся изменения этапа. На каждого участника можно настроить индивидуальное время получения уведомлений.

Чтобы защитить план от изменений, есть возможность согласовать и подписать его. Способ подписания плана зависит отпорядка работ в организации. План может быть подписан:- в ходе согласования, как свободного, так и по заранее настроенному регламенту.- вручную, через карточку или контекстное меню плана.

Отчет о ходе работ содержит информацию: - плановая и фактическая длительность проекта, плановая трудоемкость, а также затраты по уже начатым этапам;- все вехи плана с указанием того, достигнуты они или нет;- все просроченные этапы;- этапы, которые выполнены в срок в текущем периоде;- этапы, которые должны быть начаты в текущем или в следующем периоде.

В Directum Projects предусмотрена модель управления рисками. Есть возможность вести общий реестр типовых рисков с проработанными планами предотвращения и устранения последствий, а также непосредственно в рамках конкретного проекта. Вы сами сможете задать нужные категории рисков, которые приняты в вашей компании, настроить степень вероятности и список возможных последствий.

Мы специально выделили отдельный реестр задач по проекту для руководителей, где также их можно удобно сгруппировать или отфильтровать, например по конкретному проекту. Руководитель видит все задачи и всегда будет в курсе их статуса выполнения, к тому же если открыть одну из них, он может ознакомиться со всеми выполненными работами и комментариями, которые исполнители оставили на текущий момент.

Ответственные отчитываются об исполнении этапов проекта в задачах, которые приходят им автоматически во момент старта этапа. В рамках задачи ответственный прикладывает все необходимые документы, может делегировать ряд работ другим сотрудникам или своим подчиненным. Задачи приходят, в том числе, в мобильное приложение и отчитаться по ним можно в любой момент.После выполнения задачи и успешной приёмки, автоматически актуализируется статус этапа на плане проекта. Это позволяет всегда видеть на плане проекта актуальную картину.

Для документов по проекту доступна настройка соответствующей структуры в виде разделов и подпапок. Благодаря настроенной автоматизации в виде связки «вид документа - папка», каждый документ попадет в нужный раздел и не пропадет из зоны видимости. У каждого участника свои права на управление такими документами, подразумевающие либо просмотр, либо изменение, или же полный доступ на всю проектную документацию. 

Благодаря настройке Создания структуры и разделов для проектной документации можно задать нужное количество уровней и подуровней и настроить автоматизацию в плане сохранения проектной документации. Такая настройка не даст пропасть документам из зоны видимости и ускорит процесс их распределения в нужную структуру.

Для оперативного контроля текущих работ по этапам проекта есть удобный инструмент – Agile-доски. Этапы проекта могут быть разбиты на отдельные работы, на каждую работу создаётся тикет, который виден на доске проекта. Руководитель всегда видит текущую ситуацию по каждой задаче и понимает, что происходит в целом на проекте.

Визуализация работ на Agile-доске повышает прозрачность и управляемость проектом. Доска наглядно демонстрирует загрузку исполнителей, позволяя фильтровать работы по сотрудникам, сроку и другим критериям. Можно своевременно перераспределять задачи и предотвращать возникновение различного рода критических факторов, когда весь проект стопорится из-за высокой загрузки отдельных сотрудников.

Чтобы сотрудники своевременно получали информацию по событиям проекта, предусмотрена рассылка уведомлений о всех важных событиях.Уведомление приходит в папку входящие на рабочем месте пользователя, в почтовый клиент, в мобильное приложение, а также отображаются в виде индикатора на плане и Agile-доске.Это позволит например ответственному за этап получить заранее уведомление о начале работ по нему для того, чтобы он провёл все подготовительные работы и своевременно приступил к выполнению.

Чтобы систематизировать подготовленные статьи, сотрудники добавляют их в области знаний.В области можно собрать статьи для отдела или команды. Другой вариант — организовать область, в которой специалисты из разных подразделений компании могут обмениваться наработками.Владелец области знаний назначает экспертов, которые могут редактировать и согласовывать включенные в нее статьи. Участники получают права на чтение статей.Помимо связи «Область знаний - статья», каждая статья может быть частью выстроенных связей между собой. Связанные знания, источники и любой контент, который сотрудники компании посчитают важным, собираются в интерактивную, гибко управляемую, карту, в которой информация оживает и легко усваивается.

В отличие от монолитных систем, база знаний Directum гибкая и живая. Она не является чем-то единым и неизменным для всей компании. Она разделена на области знаний, каждая из которых может быть настроена по своим правилам. Это позволяет базе знаний адаптироваться к конкретным потребностям организации. Набора шаблонов и интеграции с диаграммами Draw.io адаптация статей под различные стили делает информацию удобоваримой для разных отделов и способствует увлекательной и эффективной адаптации нового сотрудника.